Η λήψη των αποφάσεων είναι μια διαδικασία που αποτελείται από κάποια στάδια. Τα στάδια αυτά βοηθούν στην υιοθέτηση ενός συστήματος για την αντιμετώπιση ενός δύσκολου προβλήματος, συνυπολογίζοντας όλα τα εναλλακτικά σχέδια δράσης, πριν ληφθεί μια απόφαση. Η διαδικασία λήψης των αποφάσεων περιλαμβάνει τα παρακάτω στάδια:
- Εντοπισμός προβλήματος ή ευκαιρίας
- Ανάλυση συστήματος
- Διατύπωση στόχων
- Σχεδιασμός συστήματος
- Διατύπωση μοντέλου
- Επίλυση μοντέλου
- Ανάλυση προτεινόμενης λύσης
- Υλοποίηση αυτής της λύσης
- Παρακολούθηση – έλεγχος
Η αναγκαιότητα των αποφάσεων για την αποτελεσματική και αποδοτική λειτουργία και εξέλιξη της επιχείρησης και την στοχοθεσία των διοικητικών στελεχών, σε συνδυασμό με τα εμπόδια στα οποία προσκρούει η λήψη σωστών αποφάσεων, οδήγησαν στην έρευνα και τη συστηματοποίηση ενός αρκετά ικανοποιητικού συνόλου σχετικών γνώσεων, που η απόκτησή τους από τα διοικητικά στελέχη είναι απαραίτητη.
Πυρήνα για τη διαμόρφωση και τη λήψη της κάθε απόφασης αποτελεί η πληροφορία. Για την ελεύθερη κυκλοφορία των πληροφοριών µέσα στην επιχείρηση διαμορφώνεται ένα «σύστηµα πληροφοριών». Αυτό μπορεί να είναι ανοιχτό ή κλειστό. Ανοιχτό είναι όταν κάθε τοµέας της επιχείρησης μπορεί άµεσα, να παίρνει απευθείας πληροφορίες από οποιονδήποτε άλλο. Αντίθετα, κλειστό είναι το σύστηµα όταν καθορίζεται εκ των προτέρων για κάθε τοµέα από ποιον ή από ποιους άλλους µπορεί να παίρνει πληροφορίες.
Οι αποφάσεις λαμβάνονται κάτω από συνθήκες βεβαιότητας, αβεβαιότητας και κινδύνου. Ο χαρακτηρισμός των συνθηκών είναι συνάρτηση των διαθέσιμων πληροφοριών σχετικά με τα αποτελέσματα κάθε εναλλακτικής λύσης. Έτσι, όταν πρόκειται να γίνει επιλογή μεταξύ εναλλακτικών λύσεων, των οποίων τα αποτελέσματα είναι βέβαια, τότε πρόκειται για αποφάσεις που λαμβάνονται κάτω από συνθήκες βεβαιότητας.
Εκτός από τα παραπάνω, υπάρχουν περιπτώσεις όπου τα αποτελέσματα των εναλλακτικών λύσεων είναι εντελώς αβέβαια, δηλαδή δεν είναι γνωστά ή δεν μπορεί να υπολογιστεί κάποια πιθανότητα σχετικά με την επίτευξή τους. Σ’ αυτήν την περίπτωση η απόφαση παίρνεται κάτω από συνθήκες πλήρους αβεβαιότητας.
Οι επιχειρηματικές αποφάσεις περιλαμβάνουν τη λήψη επιλογών που καθορίζουν τις βραχυπρόθεσμες και μακροπρόθεσμες οργανωτικές δραστηριότητες. Μια επιχειρηματική απόφαση μπορεί να είναι
- Λειτουργικά, π.χ., παραγγελίες πελατών, προϋπολογισμοί τμημάτων, αποθέματα προϊόντων και άλλες καθημερινές δραστηριότητες.
- Χρηματοοικονομικά, π.χ., τιμολόγηση προϊόντων, επενδυτικές ευκαιρίες, κόστος παραγωγής ή κατασκευής και διαχείριση χρέους.
- Στρατηγική, π.χ. ανάπτυξη της πελατειακής βάσης σας, συγχωνεύσεις και εξαγορές και αύξηση της παραγωγικότητας.
- Προσλήψεις, π.χ. περιγραφές θέσεων εργασίας, έλεγχος πιθανών υποψηφίων, ενσωμάτωση και εκπαίδευση.
- Πολιτική, π.χ. ρεπό εργαζομένων, άδεια μητρότητας και πατρότητας, αποζημίωση και παροχές.
- Τεχνολογία, π.χ. λογισμικό διαχείρισης επιχειρήσεων, συστήματα επικοινωνίας και συνεργασίας και αποθήκευση δεδομένων.
Ακολουθούν πέντε μοντέλα λήψης επιχειρηματικών αποφάσεων που εφαρμόζονται σε επιχειρήσεις και οργανισμούς:
Μοντέλο ορθολογικής λήψης αποφάσεων: Το ορθολογικό μοντέλο είναι ένα πλαίσιο βήμα προς βήμα που χρησιμοποιεί δεδομένα για να κάνει επιλογές. Περιλαμβάνει τον εντοπισμό του προβλήματος, τη συλλογή των απαραίτητων πληροφοριών, τον καθορισμό των εναλλακτικών λύσεων και τη λήψη της καλύτερης απόφασης με βάση την ανάλυσή σας. Αυτό το μοντέλο αποφέρει αντικειμενικά, συνεπή και αποτελεσματικά συμπεράσματα που μπορούν να εμπιστευτούν οι ενδιαφερόμενοι.
Διαισθητικό μοντέλο λήψης αποφάσεων: Αντίθετα, το διαισθητικό μοντέλο βασίζεται στο ένστικτο του εντέρου για τη λήψη αποφάσεων, συνήθως όταν αντιμετωπίζετε επιλογές υψηλού κινδύνου, πάρα πολλές μεταβλητές ή πολύπλοκα δεδομένα. Ισχύει επίσης για σενάρια με ανεπαρκή δεδομένα, όπου πρέπει να συμπληρώσετε τα κενά με τις εμπειρίες, τις αξίες ή τις πεποιθήσεις σας. Ενώ το διαισθητικό μοντέλο μπορεί να επιτρέψει ταχύτερη λήψη αποφάσεων, είναι επίσης επιρρεπές σε προκαταλήψεις όπως η διαθεσιμότητα και τα αντιπροσωπευτικά προβλήματα ή τα προβλήματα υπεραπλούστευσης. Χρησιμοποιήστε το διαισθητικό μοντέλο μόνο σε ταχέως μεταβαλλόμενες καταστάσεις όπου η εκτενής ανάλυση δεδομένων μπορεί να θέσει την επιχείρηση σε κίνδυνο.
Μοντέλο Recognition-Primed Decision (RPD): Το μοντέλο απόφασης που βασίζεται στην αναγνώριση δίνει έμφαση στην εμπειρία του ατόμου στη λήψη αποφάσεων. Ένας ειδικός μπορεί να εντοπίσει μοτίβα σε προηγούμενες καταστάσεις και να εφαρμόσει αυτή τη γνώση στις τρέχουσες αποφάσεις, κάνοντας ταχύτερες και ακριβέστερες επιλογές χωρίς να βασίζεται σε δεδομένα. Το RPD ενθαρρύνει τη δημιουργικότητα και τη συνεργασία μεταξύ επαγγελματιών με παρόμοιο υπόβαθρο και εμπειρίες.
Μοντέλο λήψης αποφάσεων Vroom-Yetton: Αναπτύχθηκε το 1973, το μοντέλο Vroom-Yetton λαμβάνει υπόψη τα στυλ ηγεσίας των διευθυντών όταν αντιμετωπίζουν δύσκολες επιχειρηματικές αποφάσεις. Δίνει τη σημασία της λήψης αποφάσεων στην ηγετική σας προσέγγιση, σύμφωνα με την οποία ένας αυταρχικός ηγέτης λαμβάνει όλες τις αποφάσεις. Αντίθετα, ένας δημοκρατικός ηγέτης περιλαμβάνει όλους τους μετόχους. Μια αυταρχική προσέγγιση εξοικονομεί χρόνο και διατηρεί την επιχείρηση στη ζωή εάν η απόφαση απαιτεί γρήγορη απάντηση, όπως κατά τη διάρκεια οικονομικών αναταραχών. Ωστόσο, εάν η απόφαση επηρεάζει σημαντικά τους υπαλλήλους και τους πελάτες, όπως η στροφή σε απομακρυσμένη ή υβριδική εργασία, μια δημοκρατική προσέγγιση μπορεί να συγκεντρώσει απόψεις και προτάσεις σχετικά με τον καλύτερο τρόπο προς τα εμπρός.
Οριοθετημένος ορθολογισμός μοντέλο λήψης αποφάσεων: Κατά τη λήψη στρατηγικών ή πολιτικών αποφάσεων, το μοντέλο περιορισμένης ορθολογικότητας της λήψης αποφάσεων επιτρέπει στους ηγέτες να αναγνωρίζουν τους περιορισμούς τους, π.χ. χρόνο, εμπειρία, πόρους, προκαταλήψεις και συναισθήματα. Δεδομένου ότι δεν έχουμε πάντα όλα τα δεδομένα ή τον χρόνο να εξετάσουμε όλες τις επιλογές, βασιζόμαστε στη διαίσθηση και τις νοητικές συντομεύσεις για να καλύψουμε τα κενά. Ενώ άλλα μοντέλα λήψης αποφάσεων υποθέτουν ότι οι ηγέτες έχουν τέλειες πληροφορίες ή απεριόριστους πόρους για να κάνουν τις σωστές επιλογές, αυτό το μοντέλο δίνει τη δυνατότητα στους ηγέτες να αναγνωρίσουν ότι είναι άνθρωποι με ελαττώματα και ότι οι αποφάσεις τους δεν θα είναι πάντα τέλειες.
Η λήψη αποφάσεων αποτελεί σημαντικό μέρος της ηγεσίας και της διαχείρισης και πρέπει να είναι αποτελεσματική και ακριβής για τη βελτιστοποίηση μιας επιχείρησης. Δυστυχώς, οι ηγέτες των επιχειρήσεων είναι άνθρωποι υπό πίεση, εργάζονται είτε με περιορισμένες πληροφορίες είτε με υπερβολικά δεδομένα για να λάβουν κρίσιμες αποφάσεις.